2　係長は、係内における次に掲げる事務を処理する。

2　課長は、必要があると認めるときは、前項に掲げる帳票等以外の帳票等を備えることができる。

2　文書の番号は、次に掲げるところによる。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書は、特殊文書収受簿に所要事項を記載し、主管課職員の受領印又は署名を徴して配布する。

3　前項第2号の文書は、当該文書の余白に収受時刻を朱書するものとする。

4　2以上の課に関係のある文書は、最も関係の深い課に配布し、当該文書を受領した課は、当該文書の写しを関係の深い課に配布するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、文書管理システムへの収受登録を省略することができる。

3　課長は、受信した電磁的記録が当該課で主管するものでないときは、これを他の主管の課に転送するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書の供覧については、当該各号に定める方法によることができる。

3　供覧する文書には、必要に応じ、その要旨、問題点、処理方針等を表示するものとする。

4　他の課に供覧する必要がある文書については、その写しを送付することをもって供覧に代えることができる。

2　前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書の起案については、当該各号に定める方法によることができる。

3　起案は、次に掲げる事項に留意して行うものとする。

2　前項ただし書の規定により決裁を受けた場合は、決裁後に上司の承認を受けなければならない。

2　次に掲げる事案に係る起案文書は、主管部長の決裁を経た後(合議を要するものについては、合議を経た後)に総務課長の審査を受けなければならない。

3　前項第1号に掲げる事案(告示案にあっては、法令の形式をとるものに限る。)については、岩沼市条例等審議会の審議を受けるものとする。

4　次に掲げる事案に係る起案文書は、法的な検討を十分行った後に、総務課長の審査を受けなければならない。

2　前項の場合において、市の組織外へ出す往復文書にあっては、文書の右下余白に、市役所の住所、電話番号、担当課名等(以下「担当課名等」という。)を記入するものとする。ただし、担当課名等を表示しないことが適当と認められる文書については、この限りでない。

3　行政機関(国、県又は市町村をいう。以下同じ。)宛ての往復文(岩沼市公用文に関する規程第2条に規定するものをいう。以下同じ。)で、法令等に様式の定めがない文書については、当該文書の担当課名を文書の受信者の下に括弧書で記入するものとする。

4　第22条第1項ただし書の規定により公印を省略できる文書のうち、回答又は報告文書については、発信者の指定する様式を使用することにより回答等を行い、添書を省略することができるものとする。

5　往復文で、受信者からの回答又は報告に添書を必要としない軽易な照会文書等を発信するときは、回答又は報告を求める様式に宛先、発信者等の記入欄を設ける等の表示を行い、事務の効率化に配慮するものとする。

6　出先機関にあっては、前各項の例による。

7　施行する文書の日付は、当該文書を発送する日又は公示令達する日とする。

2　印影を文書に印刷する場合においては、岩沼市公印規程(平成4年訓令第2号)に定めるところによる。

3　契約又は登記関係の文書で、枚数が2枚以上にわたるものについては、その両面にかけて割印を押さなければならない。ただし、袋とじをし、かつ、のり付けをした文書については、文書の表及び裏ののり付けの箇所に割印を押すものとする。

4　行政処分、証明に関する書類その他特に必要と認める文書には、必要に応じて証明台帳又は原議若しくは当該文書の写しとの両面にかけて契印を押すものとする。

2　電子署名の付与の省略については、前条第1項ただし書の例による。

3　電子署名を付与するために必要な事項は、別に定める。

2　県庁宛ての文書は、各課で職務上秘密を要する文書及び個人のプライバシーに関わる文書等については封入し、その他の文書については封入せずに総務課に届けるものとし、総務課は、届けられた文書を合封して発送するものとする。

3　前項以外の文書は、主管課において封入し、差出先及び主管課名を記入し、郵便物差出票を添付して午後3時30分までに総務課に届けるものとする。この場合において、書留、簡易書留、配達証明その他の特殊な取扱いを要する文書は、封筒等に所定の表示をし、書留、簡易書留及び配達証明にあっては、書留郵便物等差出票に記入するものとする。

4　郵便により発送するときは、原則として料金後納の方法によることとし、料金後納郵便物差出票に必要な事項を記入して発送するものとする。

5　第22条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略できる文書の発送については、郵送、使送により行うほか、ファックス又は電気通信回線を利用した方法により行うことができるものとする。

6　区長を通して住民に文書を配布する場合は、区長に発送する別に定める期日までに区長文書配布依頼書に必要事項を記入し、当該文書等を添付して総務課に提出しなければならない。

2　重要な文書は、非常時に際しいつでも持ち出すことができるようあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等に対する予防措置を講じなければならない。

2　前項の文書分類表は、総務課長が別に定める。

2　前項の規定にかかわらず、文書管理システムを用いて供覧又は起案が完結した電磁的記録による文書にあっては、電磁的記録による簿冊として保存するものとする。

2　前項に定める保存年限は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。ただし、暦年によるものは、完結した日の属する年の翌年の初日から起算する。

3　第1項の規定にかかわらず、時効等が完成する間の証拠として保存する必要がある文書については、当該期間を考慮して、その保存期間を定めるものとする。

4　保存年限を変更する場合は、総務課長の合議を経て行うものとする。

2　主管課長は、前項の規定により文書を保存する場合は、事前に総務課長に届け出なければならない。　

3　前項の規定は、文書管理システムに保存した電磁的記録に係る文書(書面を電磁的記録に変換したものを除く。)については、適用しない。

4　主管課長は、電磁的記録に係る文書を保存するに当たっては、記録の毀損、消滅、改ざん、漏えい等が生じないよう必要な措置を講じるものとする。

2　廃棄する文書で、秘密に属するもの又は他に利用されるおそれのあるものは、焼却その他の適切な処理を行わなければならない。

2　総務課長は、課の文書量に応じ、文書庫内の書棚を各課に割り当てるものとする。

3　主管課長は、書棚の管理を行い、整理整頓に努めなければならない。

この訓令は、平成9年4月1日から施行する。

この訓令は、平成10年4月1日から施行する。

この訓令は、平成10年8月1日から施行する。

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成14年1月1日から施行する。

この訓令は、平成16年7月1日から施行し、改正後の規定は平成16年4月1日から適用する。

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　第8条の規定による改正前の岩沼市文書取扱規程第31条第1項第3号の規定により保存された収入役の事務引継に関する文書の保存期間は、当分の間、永年とする。

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

この訓令は、平成19年12月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成22年12月28日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、令和元年10月1日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年2月28日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。