○岩沼市特定個人情報の安全管理規程
平成28年7月1日
訓令第4号
目次
第1章 総則(第1条―第5条)
第2章 保有特定個人情報の取扱い(第6条―第16条)
第3章 情報システムにおける安全の確保等(第17条―第30条)
第4章 情報システム室等の安全管理(第31条・第32条)
第5章 保有特定個人情報の提供及び業務の委託等(第33条・第34条)
第6章 安全確保上の問題への対応(第35条・第36条)
第7章 監査及び点検の実施(第37条―第39条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)、岩沼市行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用及び特定個人情報の提供に関する条例(平成27年条例第38号。以下「番号利用条例」という。)及び個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)に基づき、本市の保有する特定個人情報の適切な管理のために必要な措置を定めることにより、当該特定個人情報の漏えい又は滅失(以下「情報漏えい等」という。)を防止し、適正な管理を図ることを目的とする。
(令4訓令4・一部改正)
(定義)
第2条 この規程における用語の意義は、特に定めのない限り、番号法第2条及び個人情報保護法第2条の定めるところによる。
(令4訓令4・一部改正)
(1) 最高総括保護責任者 副市長をもって充て、保有特定個人情報の管理に関する事務を総括する任に当たる。
(2) 総括保護責任者 政策部長をもって充て、最高総括保護責任者を補佐し、保有特定個人情報を複数の部署で取り扱う場合の各部署の任務分担及び責任の明確化並びに保護責任者及び保護担当者に対して保有特定個人情報の管理に関する指導及び助言を行う任に当たる。
(3) 情報セキュリティ管理者 デジタル化推進室長をもって充て、情報セキュリティ対策に関する権限及び責任を有し、保護責任者及び保護担当者に対して情報セキュリティに関する指導及び助言を行う任に当たる。
(4) 保護責任者 各課等の長をもって充て、所掌する課等における保有特定個人情報等の管理に関する事務を総括する任に当たる。
(5) 保護担当者 原則として各課等の課長補佐級の職にある者をもって充て、保護責任者を補佐し、各課等における保有特定個人情報の管理に関する事務の任に当たる。
(6) 監査責任者 住民基本台帳事務担当課長をもって充て、保有特定個人情報等の管理の状況について監査する任に当たる。
2 最高総括保護責任者は、保有特定個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡調整等を行うため必要があると認めるときは、定期又は随時に関係職員を構成員とする委員会を開催する。
3 保護責任者は、次に掲げる体制を整備するものとする。
(1) 職員がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合の最高総括保護責任者への報告連絡体制
(2) 情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の職員から最高総括保護責任者等への報告連絡体制
(3) 情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制
(令3訓令4・令5訓令3・一部改正)
(教育研修)
第4条 最高総括保護責任者は、職員に対し、保有特定個人情報の取扱いについて理解を深め、特定個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。
2 最高総括保護責任者は、保有特定個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有特定個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。
3 最高総括保護責任者は、保護責任者及び保護担当者に対し、各課等における保有特定個人情報の適切な管理のための教育研修を行うものとする。
(職員の責務)
第5条 職員は、番号法、番号利用条例及び個人情報保護法の趣旨にのっとり、最高総括保護責任者、総括保護責任者、情報セキュリティ管理者、保護責任者及び保護担当者の指示に従い、保有特定個人情報を取り扱わなければならない。
(令4訓令4・一部改正)
第2章 保有特定個人情報の取扱い
(アクセス権限等)
第6条 情報セキュリティ管理者及び保護責任者(以下「情報セキュリティ管理者等」という。)は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、利用目的を達成するために必要最小限の職員に限り、当該保有特定個人情報にアクセスする権限(以下「アクセス権限」という。)を付与するものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有特定個人情報にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有特定個人情報にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第7条 職員は、業務上の目的で保有特定個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、情報セキュリティ管理者等の指示に従い行わなければならない。
(1) 保有特定個人情報の複製
(2) 保有特定個人情報の送信
(3) 保有特定個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他保有特定個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第8条 職員は、保有特定個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護責任者に報告し、その指示に従い、訂正等を行うものとする。
(媒体の管理等)
第9条 職員は、情報セキュリティ管理者等の指示に従い、保有特定個人情報が記録されている媒体を定められた場所に、原則として施錠した上で保管するものとする。
(廃棄等)
第10条 職員は、保有特定個人情報が記録されている媒体が不要となった場合には、保護責任者の承認を得た上で、情報セキュリティ管理者等の指示に従い、当該保有特定個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の削除又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。
(保有特定個人情報の取扱状況の記録)
第11条 保護責任者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備し、当該保有特定個人情報の利用及び保管等の取扱状況について記録するものとする。
(個人番号の利用の制限)
第12条 個人番号の利用は、番号法及び番号利用条例があらかじめ定めた事務に限定するものとする。
(特定個人情報の提供の求めの制限)
第13条 職員は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第14条 職員は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報の収集・保管の制限)
第15条 職員は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む特定個人情報を収集し、又は保管してはならない。
(取扱区域)
第16条 情報セキュリティ管理者等は、特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講じなければならない。
第3章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第17条 情報セキュリティ管理者等は、保有特定個人情報(情報システムにおいて取り扱うものに限る。以下この章(第29条を除く。)において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講じなければならない。
2 情報セキュリティ管理者等は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めの整備(定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講じなければならない。
(アクセス記録)
第18条 情報セキュリティ管理者等は、保有特定個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、定期又は随時に分析するために必要な措置を講ずるとともに、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な削除の防止のために必要な措置を講じなければならない。
(アクセス状況の監視)
第19条 情報セキュリティ管理者等は、保有特定個人情報への不適切なアクセスの監視のために必要な措置を講じなければならない。
(管理者権限の設定)
第20条 情報セキュリティ管理者等は、情報セキュリティ管理者の権限を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該権限を最小限とする等の必要な措置を講じなければならない。
(外部からの不正アクセスの防止)
第21条 情報セキュリティ管理者等は、保有特定個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講じなければならない。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第22条 情報セキュリティ管理者等は、不正プログラムによる情報漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講じなければならない。
(暗号化)
第23条 情報セキュリティ管理者等は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講じなければならない。
(入力情報の照合等)
第24条 職員は、情報システムにおいて取り扱う保有特定個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該特定個人情報の内容の確認、既存の保有特定個人情報との照合等を行うものとする。
(バックアップ)
第25条 情報セキュリティ管理者等は、保有特定個人情報の重要度に応じて、バックアップを行い、分散保管するために必要な措置を講じなければならない。
(情報システム設計書等の管理)
第26条 情報セキュリティ管理者等は、保有特定個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講じなければならない。
(端末の限定)
第27条 情報セキュリティ管理者等は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講じなければならない。
(端末の盗難防止等)
第28条 情報セキュリティ管理者等は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講じなければならない。
2 職員は、最高総括保護責任者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出してはならない。
(第三者の閲覧防止)
第29条 職員は、端末の使用に当たっては、保有特定個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じた情報システムからのログオフ、離席時における端末のロック等の必要な措置を講じなければならない。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第30条 情報セキュリティ管理者等は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講じなければならない。
第4章 情報システム室等の安全管理
(入退管理)
第31条 情報セキュリティ管理者等は、保有特定個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講じなければならない。
2 情報セキュリティ管理者等は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずるものとする。
3 情報セキュリティ管理者等は、情報システム室等の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定する等必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム室等の管理)
第32条 情報セキュリティ管理者等は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講じなければならない。
2 情報セキュリティ管理者等は、災害等に備え、情報システム室等に耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講じなければならない。
第5章 保有特定個人情報の提供及び業務の委託等
(保有特定個人情報の提供)
第33条 保護責任者は、番号法及び番号利用条例で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を提供してはならない。
(業務の委託等)
第34条 保護責任者は、保有特定個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、特定個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講じなければならない。
2 保護責任者は、保有特定個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、契約書に、次に掲げる事項を明記するものとする。
(1) 特定個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 特定個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 保有特定個人情報の情報漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(5) 委託終了時における特定個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(6) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
3 保護責任者は、保有特定個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託先において、番号法に基づき市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認するとともに、市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければならない。
4 保護責任者は、保有特定個人情報の取扱いに係る業務の委託を受けた者が再委託をする際には、再委託先において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断しなければならない。
5 保護責任者は、保有特定個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記しなければならない。
第6章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第35条 情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合、職員が管理規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案が発生した場合に、その事実を知った職員は、直ちに当該保有特定個人情報を管理する保護責任者に報告しなければならない。
2 保護責任者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講じなければならない。
3 保護責任者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、最高総括保護責任者、総括保護責任者及び情報セキュリティ管理者に報告するものとする。ただし、重大と認める事案が発生した場合には、直ちに最高総括保護責任者、総括保護責任者及び情報セキュリティ管理者に当該事案の内容等について報告しなければならない。
4 最高総括保護責任者、総括保護責任者、情報セキュリティ管理者及び保護責任者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じなければならない。
(公表等)
第36条 最高総括保護責任者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずるものとする。
第7章 監査及び点検の実施
(監査)
第37条 監査責任者は、保有特定個人情報の管理の状況について、定期又は随時に監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を最高総括保護責任者に報告するものとする。
(点検)
第38条 保護責任者は、自ら管理責任を有する保有特定個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を最高総括保護責任者及び総括保護責任者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第39条 最高総括保護責任者及び保護責任者は、保有特定個人情報の適切な管理のための措置について、点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
附則
この訓令は、平成28年7月1日より施行する。
附則(令和3年訓令第4号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和4年訓令第4号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和5年訓令第3号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。