○岩沼市住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱要綱
平成19年3月30日
告示第30号
(趣旨)
第1条 この要綱は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条及び第11条の2の規定に基づく住民基本台帳の一部の写しの閲覧(以下「閲覧」という。)に関し、必要な事項を定めるものとする。
(法的根拠)
第2条 閲覧に関する事務は、法及び次の各号に掲げる政令等(以下「法等」という。)に定めるところによるほか、この要綱に定めるところにより取り扱うものとする。
(1) 住民基本台帳法施行令(昭和42年政令第292号)
(2) 住民基本台帳の一部の写しの閲覧及び住民票の写し等の交付に関する省令(昭和60年自治省令第28号)
(3) 住民基本台帳の一部の写しの閲覧についての公益性の判断に関する基準(平成18年総務省告示第495号)
(4) 住民基本台帳事務処理要領(昭和42年10月4日法務省民事甲第2671号、自治振第150号等法務省民事局長、自治省行政局長等から各都道府県知事あて通知。以下「事務処理要領」という。)
(閲覧に供する簿冊)
第3条 閲覧に供する簿冊(以下「閲覧簿」という。)は、住民基本台帳に記録されている氏名(通称が住民票に記載されている外国人住民にあっては、氏名及び通称)、性別、生年月日及び住所を行政区ごとに作成したもの及び生年月日順で作成したものとする。
2 閲覧簿は、毎年5月1日、10月1日時点の住民基本台帳に基づき改製し、その後の内容修正は行わない。
3 前項の規定により閲覧簿を改製した場合は、速やかに更新前の閲覧簿と差し替え、廃棄するものとする。
(平24告示67・一部改正)
(1) 事前予約の受付は、閲覧希望日の1ヶ月前からとする。
(2) 請求者及び申出者は、閲覧希望日の1週間前までに、閲覧目的及び閲覧希望日を市民・税務課職員に伝え、閲覧日を特定する。
3 申出者は、閲覧日の3日前までに次の各号に掲げる書類を市長に提出しなければならない。
(1) 住民基本台帳閲覧申出書(様式第3号。以下「申出書」という。)
(2) 個人情報等の保護及び目的外使用を行わない旨の誓約書(様式第4号。以下「誓約書」という。)
(1) 世論調査、市場調査等のアンケート見本等閲覧の目的又は理由を証明できる書類
(2) 法人の場合は、法人登記、事業所概要等法人の概要が分かる資料
(3) 大学等の場合は、大学の委員会又は学部長による証明書等大学等の認可が分かる証明書
(4) 法人の場合は、プライバシーマークが付与された書類等個人情報の保護に係る対応が分かる資料
(5) 閲覧の申出を公共団体等から受託した場合は、委任者との関係が分かる委託契約書等の写し
(平19告示50・令5告示30・一部改正)
(閲覧事項の確認)
第5条 市長は、提出された請求書又は申出書及び必要書類を確認し、当該閲覧目的が法等に照らして適当であるかどうかを審査し、その結果適当であると認める場合には、閲覧簿を閲覧させるものとする。
(1) 書類の不足等があった場合 電話質問による確認又は追加書類の提出を求める。
3 市長は、前項において、速やかに協力しない請求者又は申出者に対し、予約を取り消すことができる。
(閲覧の拒否等)
第6条 市長は、請求者若しくは申出者又は閲覧者が次の各号のいずれかに該当すると認められる場合は、これらの者に対し、閲覧を拒否し、審査済みの閲覧予定を中止させるものとする。
(1) 請求書若しくは申出書又は提出が必要な書類を提出しない場合又は記載事項を記載しない場合若しくは虚偽の記載をした場合
(2) プライバシーの侵害、差別行為等の不当な目的で閲覧する場合(過去において不当な目的で閲覧したことが判明した者が閲覧する場合を含む。)、閲覧で知り得た情報を人権侵害、財産権の侵害等の不当な目的の使用若しくは名簿作成につながるおそれがある場合、又は目的が不明瞭である場合
(3) 前条第3項に規定する者又は虚偽の書類を提出した者である場合
(4) この要綱の規定に従わなかった場合
(閲覧日の制限)
第7条 次の各号に掲げる日は、原則として閲覧を行なわないものとする。
(1) 岩沼市の休日を定める条例(平成元年条例第36号)第1条第1項に規定する市の休日及びその翌日
(2) 第3条第2項の規定による閲覧簿の改製作業期間
(3) 年度始め等の業務繁忙期など市長が必要と認める日
(閲覧時間)
第8条 閲覧時間は、原則として午前9時から正午までの3時間又は午後1時から午後4時までの3時間とし、それぞれ3時間を1単位とする。
(閲覧回数の制限)
第9条 申出者又はその閲覧者がすることができる閲覧の予約は、1日に1単位、1月に4単位を限度とする。
(閲覧人員)
第10条 閲覧をする人員は、1回の申出について1名とする。
(閲覧の場所)
第11条 閲覧簿の閲覧場所は、市民・税務課内とする。
(令5告示30・一部改正)
(閲覧時に提示する書類等)
第12条 閲覧を認められた閲覧者は、閲覧日の当日に、次の各号に掲げるいずれかの顔写真貼付の本人確認書類等を提示しなければならない。
(1) 住民基本台帳カード
(2) 個人番号カード
(3) 旅券
(4) 運転免許証その他官公署が発行した免許証、許可証若しくは資格証明書等
(5) 官公庁(独立行政法人及び特殊法人を含む。)がその職員に対して発行した身分を証明するに足りる書面
(1) 前項各号に掲げる書類が更新中の場合に交付される仮免許証や引換証等
(2) 前項各号に掲げる書類で顔写真貼付でないもの
(3) 健康保険の被保険者証、年金手帳又は年金証書
(4) 地方公共団体が交付する療育手帳、医療受給者証、介護保険被保険者証、生活保護決定通知書、生活保護者休日夜間受診者証等
(5) その他市長が適当と認める書類等
(平24告示67・平28告示30・一部改正)
(閲覧の方法等)
第13条 市長は、前条の規定による閲覧者の本人確認をするものとし、必要があると認めるときは、当該確認書類の写しを取って保管することができる。
2 市長は、閲覧者が必要とする筆記用具及び転記書類、資料等を確認の上、閲覧場所への持ち込みを認めることができる。
3 閲覧者は、次の各号に掲げる事項を守らなければならない。
(1) 閲覧は、黙読によること。
(2) 閲覧場所に、カメラ等(カメラ付携帯電話を含む。)の撮影機、複写機、録音機その他の記録装置等閲覧に関係のないものを持ち込まないこと。
(3) 閲覧簿を破損し、若しくは汚損し、又は閲覧簿に加筆する行為をしないこと。
(4) 職員の指示に従い、所定の場所で閲覧をすること。
(閲覧の中止)
第14条 市長は、閲覧者が前条第3項各号に定める事項のいずれかを守らない場合又は職員の指示に従わない場合は、閲覧の途中であっても直ちに閲覧を中止させることができる。
2 市長は、前項の規定により閲覧を中止させた場合において、当該閲覧者若しくはその請求者若しくは申出者からの閲覧又は予約申請済みの閲覧を市長の認める期間拒むことができる。
(閲覧の点検)
第15条 閲覧終了後は、職員が転記内容を点検し複写のうえ、別に定めがある場合を除き、岩沼市手数料条例(平成12年条例第8号)に規定する手数料を徴収するものとする。
(閲覧の報告)
第16条 市長は、閲覧目的が世論調査、学術研究等の調査研究で閲覧を認めた場合又は市長が必要とする場合は、その成果の報告を求めることができる。
(閲覧者等に対する勧告、命令等)
第17条 市長は、申出者若しくはその閲覧者又は閲覧事項取扱者が、偽りその他不正な手段により閲覧をし、その他法等の違反が明らかになった場合は、是正のための必要な措置をとることができる。
(閲覧の公表)
第18条 法第11条第3項に定める請求者の公表及び第11条の2第12項に定める申出者の公表は、前年度の内容を毎年6月に告示により行う。
2 請求者の公表事項は、次の各号に掲げるものとする。ただし、犯罪捜査等のための請求に係るものは除く。
(1) 当該請求をした国又は地方公共団体の機関の名称
(2) 請求事由の概要
(3) 閲覧年月日
(4) 閲覧に係る住民の範囲
3 申出者の公表事項は、次の各号に掲げるものとする。
(1) 申出者の氏名(法人の場合は、その名称及び代表者又は管理人の氏名)
(2) 利用目的の概要
(3) 閲覧年月日
(4) 閲覧に係る住民の範囲
(平19告示50・一部改正)
(委任)
第19条 この要綱に定めるもののほか必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この告示は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年告示第50号)
この告示は、平成19年6月27日から施行する。
附則(平成24年告示第67号)
この告示は、平成24年7月9日から施行する。
附則(平成28年告示第30号)抄
(施行期日)
1 この告示は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和元年告示第84号)
この告示は、令和元年6月28日から施行する。
附則(令和2年告示第97号)
(施行期日)
1 この告示は、令和3年1月1日から施行する。
(経過措置)
2 この告示の施行の際、この告示による改正前のそれぞれの告示の様式による用紙で、現に残存するものは、当分の間、所要の修正を加え、なお使用することができる。
附則(令和5年告示第30号)抄
(施行期日)
1 この告示は、令和5年4月1日から施行する。
(令元告示84・令2告示97・令5告示30・一部改正)
